Un aperçu de la législation et de la réglementation provinciales de l’Ontario concernant la cessation d’emploi
Comprendre le cadre juridique et les obligations est essentiel pour les employeurs en Ontario qui souhaitent mettre fin à l’emploi d’un employé de manière juste et efficace. Ce guide présente les étapes clés, les exigences légales et les meilleures pratiques — avec des références propres au Canada et à l’Ontario.
1. Fondements juridiques : Normes fédérales et provinciales
a) Employeurs fédéraux (Code canadien du travail)
Si votre organisation relève de la compétence fédérale, vous devez respecter le Code canadien du travail. Les cessations d’emploi doivent être traitées comme suit :
- Fournir au moins 2 semaines de préavis écrit ou une indemnité compensatoire.
- Pour les employés ayant 3 ans ou plus de service, le préavis augmente d’une semaine par année complète de service, jusqu’à un maximum de 8 semaines.
- Une déclaration des avantages (détaillant les salaires, les vacances payées, l’indemnité de départ et autres droits) doit également être remise.
b) Employeurs réglementés par l’Ontario (Loi sur les normes d’emploi, LNE)
En Ontario, la LNE fixe les exigences minimales de cessation d’emploi :
- Les employés ayant 3 mois ou plus de service continu ont droit à un préavis ou à une indemnité compensatoire, ce qui inclut l’indemnité de cessation.
- Une indemnité de départ est exigée pour ceux ayant 5 ans ou plus de service et si la masse salariale de l’employeur dépasse 2,5 millions $ — calculée selon le plus élevé de ces montants : 5 jours de salaire ou 2 jours × années de service.
- Le congédiement pour « juste cause » (p. ex. faute grave) dispense de cette exigence, mais doit être bien documenté.
2. Droits de la personne et congédiement abusif
Les employeurs en Ontario doivent éviter toute cessation d’emploi contraire au Code des droits de la personne de l’Ontario (p. ex., fondée sur la race, le sexe, le handicap). Congédier un employé en raison d’absences liées à un handicap protégé, sans accommodement approprié, constitue de la discrimination.
Les poursuites pour congédiement abusif peuvent survenir si un préavis suffisant ou une cause raisonnable n’est pas fourni. Selon la common law, une période de préavis plus longue que le minimum prévu par la LNE peut être exigée, selon l’âge de l’employé, son ancienneté ou son niveau hiérarchique.
3. Meilleures pratiques pour un congédiement équitable
| ÉTAPE | MEILLEURE PRATIQUE |
| 1. Documenter clairement les motifs | Qu’ils soient liés au rendement ou à l’économie, assurez une documentation claire. |
| 2. Utiliser la discipline progressive | Surtout pour des enjeux de conduite ou de rendement – préciser les attentes et offrir des occasions d’amélioration. |
| 3. Respecter les droits prévus par la LNE | Préavis, indemnité de cessation et indemnité de départ, le cas échéant, ainsi qu’une déclaration des avantages. |
| 4. Tenir compte de la discrimination et de l’accommodement | Consulter les RH ou un conseiller juridique si un handicap ou un motif protégé est en cause. |
| 5. Communiquer avec compassion | Une approche respectueuse protège la réputation de l’employeur et minimise les conflits. |
| 6. Éviter les représailles et assurer l’équité procédurale | Surtout avec des employés syndiqués ou ayant un statut protégé. |
4. Application de la loi et recours
Le ministère du Travail de l’Ontario applique les normes de la LNE. Les plaintes courantes concernent l’absence de paiement de l’indemnité de cessation ou de départ, ou l’omission de fournir les avantages.
Les inspections et plaintes peuvent entraîner des ordonnances et des pénalités.
Pour les employés non syndiqués de la fonction publique de l’Ontario (FPO), la Commission des griefs de la fonction publique offre un recours pour contester des conditions injustes ou des congédiements en vertu des lois applicables.
5. Statistiques clés et contexte élargi
- En Ontario, environ 39 % de tous les employés relevant de la compétence fédérale au Canada travaillent dans la province — ce qui souligne l’importance des règles liées au Code.
- Un sondage de 2017 de la Commission ontarienne des droits de la personne a révélé que 45 % des personnes ayant subi de la discrimination au travail l’ont rapportée, les motifs les plus fréquents étant : la race (63 %), l’orientation sexuelle (34 %) et le handicap (25 %).
- Près de 26 % des Canadiens ont déclaré avoir vécu de la discrimination ou un traitement injuste au 4e trimestre de 2024, notamment dans le milieu de travail.
Ressources fédérales :
Conclusion
Mettre fin à l’emploi d’un employé en Ontario est un processus complexe qui exige :
- Le plein respect des exigences de la LNE ou du Code canadien du travail.
- Une documentation complète des motifs de la cessation.
- Le respect des obligations en matière de droits de la personne et d’accommodement.
- Une communication claire avec les employés touchés.
- Une préparation aux contestations juridiques ou administratives éventuelles.
En suivant les normes légales et en appliquant les meilleures pratiques, les employeurs peuvent gérer les séparations de manière harmonieuse, respectueuse et conforme à la loi.
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