Quelles règles les employeurs doivent-ils respecter pour mettre fin à un emploi au Québec?
Mettre fin à l’emploi d’un salarié est l’une des décisions les plus délicates et juridiquement complexes qu’un employeur puisse prendre. Au Québec, contrairement à certaines administrations qui appliquent le principe de « l’emploi à volonté » (employment-at-will), les employeurs doivent respecter des obligations légales précises prévues par la Loi sur les normes du travail, le Code civil du Québec et la jurisprudence.
Le présent article propose aux employeurs un cadre pratique et fondé sur le droit pour procéder légalement à la cessation d’emploi au Québec, notamment en ce qui concerne les avis de cessation d’emploi, le congédiement immédiat pour cause grave, les indemnités et les meilleures pratiques en matière de documentation.
1. Comprendre le cadre juridique
Au Québec, la majorité des salariés sont assujettis à la Loi sur les normes du travail. Cette loi établit les exigences minimales applicables à la fin d’emploi, notamment en matière de préavis ou d’indemnité compensatrice. De plus, le Code civil du Québec impose une obligation générale de donner un « délai de congé raisonnable » dans le cadre des contrats de travail à durée indéterminée.
Les principes clés comprennent notamment :
- L’employeur doit fournir un avis écrit de cessation d’emploi ou une indemnité compensatrice, selon la durée du service continu du salarié.
- Dans certaines circonstances, l’employeur peut mettre fin à l’emploi sans préavis en cas de faute grave.
- Les obligations prévues par le droit du travail québécois diffèrent des normes fédérales du travail (qui s’appliquent aux milieux de travail de compétence fédérale) et ne doivent pas être confondues.
Ressources fédérales et provinciales :
Cessation, mise à pied ou congédiement (Canada)
Licenciement collectif (Québec)
2. Les types de fin d’emploi
Il existe trois principales façons dont un emploi peut prendre fin au Québec :
Fin d’emploi sans cause
Il s’agit du scénario le plus courant, lorsque l’employeur met fin à l’emploi pour des raisons d’affaires, de restructuration, de rendement insuffisant (ne constituant pas une faute grave), de redondance, etc.
Exigences :
- Un avis écrit de cessation d’emploi doit être remis au salarié.
- La durée du préavis dépend de la durée du service continu (service ininterrompu auprès du même employeur) :
| Durée du service | Préavis minimal |
| Moins de 3 mois | Aucun préavis |
| 3 mois à moins d’1 an | 1 semaine |
| 1 à 5 ans | 2 semaines |
| 5 à 10 ans | 4 semaines |
| 10 ans et plus | 8 semaines |
- Au lieu d’un préavis travaillé, l’employeur peut verser une indemnité compensatrice équivalente au salaire que le salarié aurait gagné pendant la période de préavis.
Exceptions au préavis
Aucun avis écrit n’est requis lorsque :
- Le salarié compte moins de 3 mois de service continu.
- Le contrat de travail est à durée déterminée et prend fin à son échéance.
- La fin d’emploi est causée par un cas de force majeure (par exemple, la destruction du lieu de travail).
- Le salarié a commis une faute grave justifiant un congédiement immédiat.
Congédiement pour cause (faute grave)
Lorsqu’un salarié adopte un comportement d’une gravité telle qu’il devient déraisonnable de maintenir le lien d’emploi, l’employeur peut procéder à un congédiement sans préavis.
Les exemples de faute grave peuvent inclure le vol, la fraude, la violence, l’insubordination grave ou des manquements sérieux et répétés aux politiques de l’entreprise. Toutefois, chaque situation doit être évaluée objectivement. Les employeurs qui invoquent une cause doivent être en mesure de démontrer la gravité de la conduite et, lorsque pertinent, que des mesures disciplinaires progressives ont été envisagées.
Important : Même en cas de congédiement pour cause, l’employeur doit s’assurer que la conduite atteint réellement le seuil juridique de la « faute grave ». Les tribunaux et les instances administratives au Québec examinent ce type de décision avec une grande rigueur.
Mise à pied et licenciement collectif
Mise à pied – Une mise à pied est une suspension temporaire de l’emploi sans rupture du lien d’emploi. Lorsqu’une mise à pied dépasse six mois — ou qu’il est prévu qu’elle dépasse six mois —, les obligations relatives à l’avis de cessation d’emploi ou à l’indemnité compensatrice s’appliquent en vertu de la Loi sur les normes du travail.
Licenciement collectif – Un licenciement collectif survient lorsque plusieurs salariés sont licenciés dans une courte période (par exemple, 10 salariés ou plus au cours de deux mois). Dans ce cas :
- L’employeur doit transmettre un avis de licenciement collectif au ministre de l’Emploi et à la CNESST, et l’afficher dans le lieu de travail.
- Des périodes de préavis et des indemnités similaires s’appliquent.
3. Meilleures pratiques pour assurer la conformité
Remettre les avis écrits avec soin
Un avis de cessation d’emploi conforme à la loi devrait inclure :
- La date de fin d’emploi
- La durée du service continu et le fondement de la période de préavis
- Le paiement d’une indemnité compensatrice ou l’option d’un préavis travaillé
- Les renseignements concernant les avantages sociaux, le relevé d’emploi et les droits aux congés
- Les coordonnées pour toute question de suivi
Note : L’omission de fournir le préavis requis entraîne le versement d’une indemnité équivalente au salaire que le salarié aurait gagné pendant cette période.
Respecter les autres obligations légales
En plus du préavis, l’employeur doit :
- Verser tous les salaires dus et les indemnités de vacances accumulées à la fin de l’emploi.
- Produire un relevé d’emploi aux fins de l’assurance-emploi fédérale.
- S’abstenir de toute forme de discrimination ou de congédiement pour un motif interdit (par exemple, maladie, grossesse, religion), ce qui pourrait donner lieu à une plainte en matière de droits de la personne.
Documenter le rendement et la discipline progressive
Lorsque la fin d’emploi est liée au rendement ou au comportement :
- Conserver des dossiers détaillés des évaluations de rendement, avertissements, plans correctifs et mesures prises avant la cessation d’emploi. Cette documentation est essentielle pour appuyer la position de l’employeur en cas de contestation.
4. Risques juridiques courants et recours possibles
Congédiement sans cause juste et suffisante
Les salariés comptant au moins deux ans de service continu peuvent déposer une plainte auprès de la CNESST s’ils estiment avoir été congédiés sans cause juste et suffisante.
Les recours possibles peuvent inclure :
- La réintégration (rare)
- Une indemnisation pour la perte de salaire, au-delà des exigences minimales prévues par la loi
- Des dommages additionnels accordés par un tribunal
5. Liste de vérification à l’intention des employeurs
Avant de mettre fin à l’emploi d’un salarié au Québec :
- Déterminer s’il s’agit d’une fin d’emploi avec ou sans cause
- Vérifier la durée du service continu
- Fournir l’avis écrit ou l’indemnité compensatrice requis
- S’assurer que tous les salaires, vacances et montants finaux sont versés
- Produire le relevé d’emploi
- Documenter les motifs et le processus afin d’appuyer la décision en cas de litige
Conclusion
Mettre fin à l’emploi d’un salarié au Québec exige une attention particulière aux exigences légales en matière de préavis, de documentation et d’équité procédurale. En comprenant la Loi sur les normes du travail, en évaluant correctement s’il s’agit d’une fin d’emploi avec ou sans cause, et en appliquant les meilleures pratiques, les employeurs peuvent réduire les risques juridiques tout en traitant les salariés avec dignité et respect. En cas de doute, il est prudent de consulter avant d’agir afin d’assurer la conformité et d’éviter des différends coûteux.
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