Lorsqu’un enjeu survient dans un milieu de travail — qu’il s’agisse de harcèlement, de discrimination ou d’inconduite — les employeurs doivent naviguer un réseau complexe d’exigences légales et procédurales. Une enquête mal conduite peut entraîner des responsabilités juridiques, nuire au moral en milieu de travail et porter atteinte à la réputation. Cet article présente les principales considérations juridiques que les employeurs doivent prendre en compte lorsqu’ils traitent des enquêtes internes, en mettant l’accent sur la conformité au droit canadien.
L’importance des enquêtes en milieu de travail
Les enquêtes en milieu de travail sont essentielles à plusieurs égards : elles permettent de recueillir les faits entourant une plainte, de décider s’il y a eu inconduite et de choisir la bonne mesure à prendre. Une enquête approfondie et impartiale démontre que l’employeur prend au sérieux les préoccupations des employés et s’engage à maintenir un environnement de travail sécuritaire et respectueux.
Cependant, les enquêtes en milieu de travail comportent aussi des risques juridiques. Une mauvaise gestion peut conduire à des poursuites, y compris des réclamations pour congédiement injuste, cessation constructive ou manquement à l’obligation de fournir un milieu exempt de harcèlement. C’est pourquoi il est essentiel de bien comprendre le cadre juridique qui régit les enquêtes en milieu de travail au Canada.
Principales considérations juridiques pour les employeurs
1. Obligation d’enquêter
Au Canada, les employeurs ont l’obligation légale d’enquêter sur les plaintes de harcèlement, discrimination ou violence en milieu de travail. Cette obligation est inscrite dans diverses lois fédérales et provinciales, notamment le Code canadien du travail, les lois sur la santé et la sécurité au travail (par exemple, l’OHSA) ainsi que les lois relatives aux droits de la personne.
Par exemple, en Ontario, l’OHSA exige que les employeurs enquêtent sur les incidents de violence ou de harcèlement en milieu de travail. Les plaintes doivent être prises au sérieux, qu’elles soient formulées de façon officielle ou informelle, et les employeurs doivent agir rapidement pour enquêter et résoudre la situation.
2. Impartialité et équité
Un élément fondamental d’une enquête professionnelle est l’impartialité. Les enquêtes doivent être menées de manière équitable et sans parti pris pour éviter toute perception de favoritisme ou d’injustice. Cela signifie que l’enquêteur doit être neutre, et qu’il faut éviter les conflits d’intérêts. Dans bien des cas, il est recommandé de faire appel à un enquêteur externe, surtout si la plainte implique la haute direction ou des allégations sensibles.
L’employeur doit s’assurer que toutes les parties impliquées puissent être entendues : le plaignant et la personne visée doivent avoir la possibilité de présenter leur version, de fournir des preuves et de répondre aux allégations portées contre eux. Ne pas mener une enquête juste et équitable peut entraîner des réclamations de congédiement injuste ou de violation de l’équité procédurale.
3. Confidentialité
La confidentialité est une exigence juridique importante pendant les enquêtes en milieu de travail. Bien qu’il soit impossible de garantir une confidentialité absolue — notamment si l’enquête mène à des actions disciplinaires ou juridiques — les employeurs doivent prendre des mesures raisonnables pour protéger la vie privée des personnes concernées.
Les employés devraient être informés que leurs informations seront traitées avec discrétion et ne seront partagées qu’avec les personnes qui ont un besoin légitime de savoir. Une atteinte à la confidentialité peut entraîner des réclamations pour diffamation ou violation du droit à la vie privée, selon la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou les lois provinciales applicables.
4. Documentation adéquate
Les enquêtes doivent être bien documentées. Il faut conserver des dossiers détaillés du processus d’enquête — entrevues, preuves examinées, conclusions, recommandations — pour plusieurs raisons :
- Protection juridique : la documentation peut servir de preuve que l’employeur a pris les mesures appropriées en cas de litige ou d’arbitrage.
- Transparence : elle permet de démontrer que l’enquête a été menée équitablement et conformément aux exigences légales.
- Prise de décision : des notes bien tenues offrent une justification claire aux mesures à prendre (discipline, remédiation, etc.).
Les documents doivent être conservés de manière sécurisée pour protéger la confidentialité et être accessibles si nécessaires pour des démarches ultérieures.
5. Rapidité d’exécution
Les enquêtes doivent être menées rapidement. Un retard peut aggraver les tensions, générer de nouvelles plaintes ou donner l’impression que l’employeur ne prend pas la situation au sérieux. Des délais inutiles peuvent aussi donner lieu à des réclamations de cessation constructive ou au non-respect de l’obligation de fournir un milieu de travail sécuritaire.
On doit éviter de précipiter l’enquête, mais il faut aussi assurer qu’elle progresse avec efficacité, en conciliant rigueur et rapidité.
6. Représentation légale et droits syndicaux
Si la personne visée par l’enquête est un employé syndiqué, l’employeur doit respecter le rôle du syndicat dans le processus. Les travailleurs syndiqués ont droit à la représentation syndicale lors des entrevues d’enquête, et l’employeur doit se conformer aux dispositions de la convention collective.
Dans les cas où l’enquête pourrait entraîner des sanctions ou un congédiement, l’employé visé peut demander une représentation juridique. L’employeur doit respecter ce droit afin de ne pas s’exposer à des réclamations de congédiement injuste.
7. Éviter les représailles
Les représailles contre les employés qui déposent une plainte ou participent à une enquête sont strictement interdites en droit canadien. Cela inclut le licenciement, la rétrogradation, le harcèlement ou toute mesure punitive à l’égard d’un employé pour avoir déposé une plainte ou fourni des témoignages.
Les réclamations de représailles peuvent entraîner des conséquences juridiques supplémentaires, comme des plaintes aux droits de la personne ou des accusations de congédiement injuste. Les employeurs devraient avoir des politiques explicites interdisant la rétorsion et offrir des voies pour signaler de telles actions.
8. Résultats et suivi
Une fois l’enquête terminée, l’employeur doit agir sur les conclusions. Si l’enquête révèle une inconduite, des mesures disciplinaires appropriées doivent être prises. La gravité de la mesure doit être proportionnelle à l’inconduite, en tenant compte des politiques de l’entreprise, des pratiques antérieures et des obligations légales.
Il est aussi important de suivre avec le plaignant et les autres parties concernées pour s’assurer que la résolution est mise en œuvre et que le climat de travail s’est amélioré. Parfois, cela peut nécessiter des formations additionnelles, des modifications de politique ou des actions correctives pour éviter que le problème ne se reproduise.
Si votre organisation fait face à un conflit interne sérieux, il peut être temps de consulter un professionnel externe pour mener l’enquête. Il ne suffit pas de n’importe qui — il faut choisir un enquêteur compétent, indépendant et crédible pour obtenir tous les faits nécessaires à une décision éclairée.
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Bonnes pratiques pour les employeurs
Pour minimiser les risques juridiques et assurer le bon déroulement de l’enquête, les employeurs devraient :
- Élaborer des politiques claires : veiller à ce que l’entreprise dispose de politiques sur le harcèlement, la discrimination et la violence, et que les employés sachent comment signaler des enjeux.
- Offrir de la formation : former les gestionnaires, le personnel RH et les enquêteurs sur les procédures d’enquête, les obligations légales et la gestion des situations sensibles.
- Faire appel à des enquêteurs externes lorsque requis : pour assurer l’impartialité et éviter des conflits d’intérêts.
- Maintenir la confidentialité et l’équité : protéger la vie privée des personnes concernées et mener l’enquête de façon équilibrée et sans parti pris.
- Documenter chaque étape : conserver des registres détaillés de chaque phase du processus d’enquête, à des fins juridiques et de transparence.
Conclusion
Mener des enquêtes en milieu de travail est une responsabilité sérieuse pour les employeurs, et cela implique un ensemble de considérations juridiques. En veillant à ce que les enquêtes soient impartiales, confidentielles et conformes aux normes légales, les employeurs peuvent réduire les risques, résoudre les conflits efficacement et préserver un milieu de travail sain. Mettre en place des politiques solides et adopter les meilleures pratiques en matière d’enquête en milieu de travail est essentiel pour protéger à la fois l’organisation et ses employés.
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