Plaintes formelles d’employés: quoi ne pas faire

Conseils pratiques pour vous guider dans le processus

Ce n’est jamais facile quand un employé se présente devant vous avec de sérieuses allégations envers un autre employé ou un gestionnaire de votre organisation. Que ce soit la première fois que vous traitez une plainte formelle d’un employé ou que vous recherchez des conseils sur ce qu’il ne faut pas faire dans le futur, cet article vous aidera à éviter les pièges les plus courants dans ce genre de situation.

En savoir plus: conseils pour gérer les plaintes formelles d’employés

Que sont les plaintes informelles par rapport aux plaintes formelles ?

Une plainte informelle est habituellement formulée au détour d’une conversation plutôt qu’à l’aide d’une ressource officielle des ressources humaines.

Souvent, une plainte informelle est partagée à un supérieur immédiat ou à un gestionnaire avant de cheminer vers un processus officiel.

Ce genre de plainte est la plupart du temps résolu facilement, alors que la plainte officielle sera formellement documentée et enquêtée par les ressources humaines ou une tierce partie.

En savoir plus: comment établir la confiance en milieu de travail

Ce qu’il ne faut pas faire lors du traitement de plaintes officielles d’employés

Ne pénalisez pas le plaignant pour avoir porté plainte

Il est très important que l’employé qui dépose sa plainte se sente à l’aise de le faire. Assurez-vous qu’il sache qu’il ne sera pas pénalisé en se manifestant et que la situation sera gérée équitablement et avec diligence.

Ne pas:

Ne tournez pas l’incident au ridicule en présence du plaignant ou d’autres personnes

L’intimité et la discrétion sont primordiales lorsque vous traitez une plainte formelle. Non seulement vous et le plaignant devez éviter de discuter de la plainte avec d’autres employés (incluant le courriel, la messagerie instantanée et les réseaux sociaux), mais vous devez aussi éviter de la prendre à la légère ou de la tourner en dérision. Les plaintes des employés sont des sujets sérieux et doivent être traités ainsi.

Ne formulez pas de suppositions, de jugements ou d’accusations

Il est essentiel de demeurer neutre et impartial lorsque vous rencontrez le plaignant. Écoutez-le et demandez-lui de vous fournir tous les détails pertinents.

N’ayez pas de parti pris

Encore une fois, vous devez demeurer à 100% neutre et faire abstraction de vos relations personnelles lorsque vous traitez une plainte d’employé. C’est pourquoi il est recommandé de travailler avec une tierce partie comme un médiateur ou un enquêteur.

Ne prenez pas action contre le personnel sans enquêter

Quand une plainte formelle est déposée contre un autre employé ou la haute direction, une enquête officielle doit être réalisée avant toute autre intervention pour éviter d’éventuelles répercussions légales.

Pendant cette enquête, les témoins et le plaignant devraient être interrogés et les preuves documentées.

Embaucher un enquêteur tiers est souvent recommandé pour s’assurer que cette enquête soit complète et impartiale.

Autres choses que vous ne devriez pas faire lors de l’enquête d’une plainte

Lorsque vous rencontrez un plaignant, en aucun cas ne devriez-vous:

Conclusion

En conclusion, traiter une plainte formelle d’employé exige de la rigueur, de l’impartialité et du respect. Éviter les erreurs courantes, comme de pénaliser le plaignant, de faire des suppositions ou de discuter de la plainte de manière légère, contribue à préserver la confiance dans le processus et à protéger tant les personnes que l’organisation. En abordant les plaintes avec discrétion et neutralité, et en sollicitant un soutien professionnel au besoin, les milieux de travail peuvent garantir des enquêtes approfondies et réduire les risques de conséquences juridiques ou culturelles. En fin de compte, la manière dont les plaintes sont gérées témoigne de l’engagement d’une entreprise envers la dignité, la responsabilité et un milieu de travail sain.

Chez Global Mindful Solutions, nous avons mis en place des processus qui visent à fournir des solutions éclairées et complètes avec une approche compatissante et impartiale. Cela permet à toutes les personnes concernées de se concentrer sur leur retour au travail et de continuer à apporter une contribution positive à leur organisation tout en jouant un rôle épanouissant dans leur carrière.

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